Älvsbyhus leverantörsuppförandekod

Introduktion

Älvsbyhuskoncernen (här efter benämnd Älvsbyhus) strävar efter att alltid fatta rätt beslut i vardagen. Det handlar om vad vi står för och vilka krav vi ställer på oss själva. Likaså hur vi ska upprätthålla en bra arbetsplats, nöjda kunder samtidigt som vi gör lönsamma och hållbara affärer. Våra bolag ska agera affärsmässigt och ansvarsfull. Älvsbyhus ska erbjuda produkter och lösningar som bidrar till att minska negativ miljöpåverkan samt förbättra människors liv.

Älvsbyhus uppförandekod slår fast att de beslut vi fattar ska vara rätt. Den förutsätter att vi visar respekt för mänskliga rättigheter, värnar om mångfald och inkludering, behandlar miljön så varsamt som möjligt samt att vi följer uppsatta policyer, riktlinjer och regler.

I syfte att säkerställa ett ansvarsfullt agerande beskriver denna uppförandekod de krav som Älvsbyhus ställer på sina leverantörer. Vi fördömer alla former av korruption och bedrägerier och kräver öppenhet, integritet och ärlighet i alla delar av vår verksamhet, i alla länder. Som ett led i detta så ställer vi krav som omfattar mänskliga rättigheter, arbetsmiljö och arbetsrättsliga frågor, miljöledning, kvalitetsledning, ekonomisk långsiktighet och affärsetik. Älvsbyhus har bland annat grundat sina krav i uppförandekoden på internationellt vedertagna standarder och riktlinjer som FNs Global Compact, FN:s allmänna deklaration om mänskliga rättigheter, FN-konventionen om barns rättigheter och tillämpliga ILO-konventioner. Även de nya riktlinjerna CSRD samt CSRDDD ska uppfyllas av leverantörerna.

Kravuppfyllnad och implementering

Denna leverantörsuppförandekod gäller alla varu- och tjänsteleverantörer som samarbetar med Älvsbyhus på avtalsbasis, samt deras medarbetare. Leverantörsuppförandekoden är inte framtagen för att tillämpas på enstaka och mindre engångsbetalningar, såsom tågbiljetter, taxi eller mindre restaurangmåltider. Som leverantör räknas i detta avseende alla typer av leverantörer såsom entreprenörer, underentreprenörer, konsulter, agenter samt övriga leverantörer.

Som leverantör så ansvarar du för alla inblandade aktörer i din egen leveranskedja. Alla leverantörer samt underleverantörer ska alltid uppfylla relevant lagstiftning, regler och förordningar i de länder där de bedriver sin verksamhet.

Älvsbyhus förbehåller sig rätten att på plats hos leverantören följa upp och revidera leverantörens efterlevnad av Älvsbyhus leverantörsuppförandekod eller motsvarande krav. Skulle avvikelser konstateras ska dessa åtgärdas snarast utan merkostnad för Älvsbyhus. Skulle avvikelsen vara av allvarligare art eller att leverantören inte åtgärdar bristen har Älvsbyhus rätt att utan kostnad avsluta relationen med leverantören. Revisionen upphäver eller begränsar inte leverantörens skyldigheter eller ansvar gentemot Älvsbyhus.

BASKRAV

EFTERLEVNAD AV LAGKRAV

Det ska finnas rutiner som säkerställer att lämpliga lagar, regler och förordningar för verksamheten efterlevs. Leverantören ska följa alla tillämpliga lagar, regler, förordningar och internationella riktlinjer i de länder där de är verksamma. Detta innefattar alla delar av denna leverantörsuppförandekod.

Tvångs- och skuldarbete

Vi motarbetar människohandel, tvångsarbete eller arbete kopplat till någon form av hot eller bestraffning. Likaså får inte barnarbete eller annat tvångsarbete förekomma, arbete ska ske på frivillig grund. En person under 18 år räknas som barn enligt definition i FN:s barnkonvention. Det får inte förekomma att arbetstagares lön, andra förmåner som tillkommer arbetstagaren, eller handlingar såsom ID-kort eller pass tas i beslag i syfte att framtvinga arbete. Anställda får inte tvingas deponera värdeföremål, identitetspapper eller liknande hos sin arbetsgivare. Dessa krav ställs på alla våra leverantörer/underleverantörer som anlitas av Älvsbyhus.

Anställningsvillkor

Vi värnar om skäliga anställningsvillkor och tillämpar kollektivavtal på respektive marknad. Arbete och lön samt andra ersätningar ska följa nationella lagar och tillämpliga avtal. Illegal arbetskraft får inte förekomma.

Arbetsmiljö och hälsa

Våra arbetsplatser ska vara trygga, inkluderande och säkra utan olyckor och ohälsa. Vi säter våra medarbetares arbetsglädje och hälsa i centrum. Vi arbetar ständigt med att utveckla arbetsmiljön.

Vi arbetar systematiskt, förebyggande och långsiktigt med både den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

Alla medarbetare ska vara delaktiga i arbetsmiljöarbete och följa bolagens riktlinjer och arbetsplatsens regler. Medarbetare tar ansvar för egen och andras arbetsmiljö.

Det ska finna adekvat utrustning och kompetens för skydd av människor och egendom.

Vi arbetar för att hela värdekedjan, i enlighet med respektive lands arbetsmiljölagstiftning, ska verka för en sund och säker arbetsmiljö.

Alla riskobservationer, säkerhetsbrister, även misstanke om säkerhetsbrister, tillbud och olyckor ska omedelbart rapporteras till chef eller ansvarig på arbetsplatsen. Våra affärspartner och deras arbetsmiljöprestationer spelar en viktig roll i vårt arbetsmiljöarbete. Dessa fångas upp i inköpsprocesserna i form av krav och riktlinjer.

Respekt

Vi vill föra en god kommunikation, samt att det ska råda en god stämning där alla har respekt för varandra. Det innefattar även vårt agerande på sociala medier. Vi ska därför agera respektfullt och i linje med våra kärnvärden samt visa hänsyn till kollegor, arbetsgivare, leverantörer, kunder och konkurrenter även på sociala medier. 

Föreningsfrihet

Vi erkänner och respekterar anställdas rät att organisera sig i fackliga organisationer samt förhandla kollektivt, där det är förenligt med gällande lagstiftning och vi accepterar inte inskränkningar i föreningsfriheten eller rätten till kollektiva förhandlingar. Dessa rättigheter ska kunna utövas utan risk för bestraffning, hot eller andra repressalier. Diskriminering av fackligt förtroendevalda och anställda som är fackligt anslutna accepteras inte.

Affärsetik och anti-korruption

Korruption och mutor i alla former är oacceptabelt. Inga dokument får manipuleras, lagstadgade skatter och avgifter ska betalas och alla eventuella skatteskulder gentemot myndighet ska vara reglerade. Leverantörer får inte delta i eller tolerera någon form av korruption, mutor, utpressning eller förskingring. Inte heller får leverantörer erbjuda eller acceptera några förmåner eller något annat för at få någon otillbörlig eller olämplig fördel. Sådana olämpliga fördelar kan vara kontanter, gåvor, resor m.m.

FÖRDJUPADE KRAV

Styrning och efterlevnad

Våra leverantörer och deras underleverantörer förväntas ha en tydlig organisation och ansvarsfördelning. Det ska finnas skriftliga rutiner för att säkerställa implementering och fortlöpande efterlevnad av kraven i Älvsbyhus leverantörsuppförandekod. Leverantören ska aldrig lämna ut personuppgifter som strider mot GDPR.

Anti-korruption

Leverantören ska vidta förebyggande åtgärder mot korruption. Det ska finnas en antikorruptionspolicy eller likvärdigt dokument som tydligt tar avstånd från mutor, korruption, penningtvätt, intressekonflikt och skattebrot. Dokumentet ska implementeras och löpande följas upp i företaget och leverantören ska tillse at de anställda är väl informerad i reglerna.

Medarbetare hos leverantören får varken erbjuda eller ta emot några otillbörliga förmåner i form av ex. kontanter, gåvor, tjänster, resor eller representation.

Konkurrenslagstiftningen

Leverantören ska respektera och följa alla tillämpliga lagar och förordningar, inklusive skyldigheten at inte utbyta kommersiellt känslig och strategisk information med konkurrenter eller att ingå konkurrenshämmande överenskommelser med någon affärspartner.

Skatter

Samtliga legala skatter och avgiffer ska betalas och redovisas på et transparant sät i det land där verksamheten bedriv. Eventuella skatteskulder gentemot myndighet ska vara reglera.

Information

Samtliga berörda medarbetare ska utbildas och fortlöpande informeras om sitt företagspolicys, styrdokument, regler och ansvar avseende affärsetik.

LEVERANTÖRSHANTERING

Underleverantör

Kraven i Älvsbyhus leverantörsuppförandekod eller motsvarande krav enligt CSRD och CSRDDD, ska förmedlas vidare av leverantören till samtliga första ledet underleverantörer. Leverantören ska försäkra sig om rätten att genomföra revisioner baserat på leverantörsuppförandekoden eller motsvarande krav som kommer att gälla vid införandet av CSRD samt CSRDDD. Revisionerna ska vara väl dokumenterade och ska vid anmodan tillhandahållas Älvsbyhus representant. Vid upprepade allvarliga överträdelser hos leverantör ska leverantören avsluta affärsrelationen med underleverantören.

Information till medarbetarna

Alla Älvsbyhus anställda ska informeras om leverantörsuppförandekoden. 

MÄNSKLIGA RÄTTIGHETER

Rutiner och styrdokument

En policy eller liknande dokument ska ligga till grund för att förebygga och åtgärda eventuell diskriminering, trakasserier, felaktigt utnytjade och disciplinära åtgärder ska vara implementerade och kommunicerade med alla medarbetare, inklusive inhyrd personal.

Diskriminering

Det får inte förekomma kränkningar eller diskriminering av medarbetare beroende på religion, tro, kön, havandeskap, ålder, politiska åsikter, medlemskap i fackförening, nationalitet, funktionshinder, hälsa, sexuell läggning eller annat. Alla medarbetare inklusive inhyrd personal ska ha samma rätigheter och sociala förmåner.

Bestraffningar

Alla former av bestraffningar eller hot, både fysiskt och psykiskt är strikt förbjudna. Inga offentliga varnings- eller bestraffningssystem, löneavdrag, får användas. Interna varningar ska dokumenteras samt att dessa ska kunna gå att överklaga.

Respekt för människor i närområdet

Leverantören ska agera ansvarsfullt och med respekt gentemot människor i sina närområden.

Tvångs- och skuldarbete

Alla former av modernt slaveri, tvångs- och skuldarbete är oacceptabelt. Arbetskraft i form av fångar på fängelse får inte användas. Arbete ska ske på frivillig bas och personliga dokument och ägodelar får inte tas i beslag för at tvinga mänskor till arbete. Alla medarbetare ska fritt få lämna sin arbetsplats efter avslutat arbetspass. 

BARN OCH UNGA ARBETARE

Barnarbete

Alla former av barnarbete är oacceptabelt och dokument som intygar alla medarbetares ålder ska finnas tillgängliga. Alla former av arbete som negativt kan påverka barnets rät till en sund uppväxt och utveckling eller hindrar barnets utbildning är barnarbete. Alla under 18 år betraktas som barn. Alla former av våld, tvång och utnytjande av barn är oacceptabelt.

Det ska finnas dokumenterade rutiner som förebygger barnarbete i den egna verksamheten samt hos underleverantörer. Leverantören ska säkerställa hur minderåriga får arbete och vilka arbetsuppgifter som får utföras.

Det ska finnas rutiner för att upptäcka och hur man agerar om barnarbete skulle upptäckas i den egna verksamheten samt hos underleverantörer. Älvsbyhus ska omedelbart informeras om barnarbete upptäcks.

ARBETSRÄTT OCH ANSTÄLLNINGSFÖRHÅLLANDEN

Medarbetares rättigheter

Medarbetarna ska ha sin fulla rätt att säga upp sig enligt gällande anställningsavtal och utan bestraffning eller löneavdrag. Skuldsättning får inte tillämpas i syfte att binda medarbetare till anställningen. Det ska finna skyddskommitté eller liknande där medarbetarna kan bidra och påverka utvecklingen avseende hälsa och säkerhet på arbetsplatsen. Identifierade risker och vidtagna åtgärder ska dokumenteras.

Det ska finnas dokumenterade rutiner för att anonymt hantera klagomål gällande diskriminering, trakasserier och missförhållanden som alla medarbetare, inklusive inhyrd personal känner till och har tillgång till.

Alla medarbetare ska ha rät at organisera sig, i fackföreningen eller annan arbetstagarorganisation samt at genomföra kollektiva förhandlingar, utan at riskera repressalier, trakasserier eller bestraffning.

Anställningsvillkor

Samtliga anställda ska ha ett underskrivet anställningskontrakt innan anställningen påbörjas. Anställningskontraktet ska minst innehålla arbetsgivarens namn, medarbetarens namn och personnummer, befatning, lön, arbetstider, övertidskompensation, förmåner samt uppsägningstid.

Den totala arbetstiden får inte överstiga 48 timmar per vecka och allmän övertid får tas ut med högst 48 timmar per fyraveckorsperiod alternativt 50 timmar under en kalendermånad. Alla medarbetare ska minst en ledig dag per vecka samt semester, föräldraledighet och ledighet enligt tillämpbar lagstiftning samt lokala traditioner. Undantag från ovanstående kan endast ske efter överenskommelse med fackliga- eller andra arbetstagarorganisationer.

Minst lagstadgad lön ska utbetalas regelbundet, minst en gång per månad. Information om när lönen utbetalas ska finnas dokumenterad och lät tillgänglig för alla medarbetare. Medarbetaren ska få en lönespecifikation med information om arbetad ordinarie tid, övertid, eventuella ackordsersätningar och bonus, traktamenten, eventuella löneavdrag samt utbetald nettolön, vid varje löneutbetalning. Älvsbyhus uppmuntrar alla leverantörer at utbetala levnadslön till sina anställda.

Samtliga medarbetare ska erhålla lagstadgade förmåner som t ex sjuk- och olycksfallsförsäkring och pension.

Det ska finna rutiner som säkerställer kommunikation med anställdas anhöriga.

HÄLSA OCH SÄKERHET

Arbetarskydd och säkerhet

Arbetsplatsen ska erbjuda goda arbetsförhållanden avseende till exempel ordning och reda, hygien, ergonomi, buller, temperatur, belysning och luftkvalitet. Mätningar och utvärderingar ska dokumenteras. Toalett, tvättmöjlighet samt pausområden ska finnas tillgängliga för samtliga medarbetare.

Arbetsrutiner som minimerar risk för skador och ohälsa ska var implementerad. Medarbetare som sköter maskiner eller annan utrustning där risk för allvarliga incidenter eller olyckor föreligger ska genomgå adekvat utbildning. En rutin för att rapportering, analys och åtgärder vid incidenter och olyckor ska vara implementerad.

Alla maskiner, fordon och annan utrustning som används i produktion och arbetsprocesser ska vara säkra att använda och utrustade med nödvändig säkerhetsutrustning för at förebygga skador.

Säkerhetsinformation, varningsskyltar och markeringar ska vara läta att se i alla riskområden. Dessa ska vara skrivna på språk så att alla medarbetare förstår dessa.

Personlig skyddsutrustning ska finnas och vara gratis för alla medarbetare som har arbetsuppgifter med potentiell risk för skada och utrustningen måste vara korrekt för arbetsuppgiften samt användas på rätt sätt. Områden där skyddsutrustning ska användas ska vara markerade på et tydligt sätt.

Första hjälpen utrustning ska finna lätt tillgänglig för alla medarbetare. Förvaras på en tydlig plats, vara olåst och innehållet ska kontrolleras och kompleteras regelbundet. Utvalda medarbetare ska utbildas i första hjälpen.

Det ska finnas rent dricksvatten och vara gratis för alla medarbetare. Det ska finnas en drogpolicy eller likvärdigt styrdokument med syfte at förhindra arbete under påverkan av alla slags former av alkohol och droger. Alla medarbetare ska ha kännedom om den, det gäller även underentreprenörer.

Brandskydd

Relevant brandskyddsutrustning ska finna inom arbetsområdet och all manuell utrustning ska vara lätillgänglig, väl underhållen och olåst. Relevant antal medarbetare ska lära sig använda brandskyddsutrustningen.

Utrymningsvägar ska vara väl markerade och utgångar får inte blockeras. Branddörrar ska vara olåsta inifrån. Återsamlingsplatser ska vara kända av alla medarbetare. Det ska finna utrymningslarm som kan höras av alla medarbetare. Utrymningsövningar ska genomfåras för alla minst en gång per år.

KLIMAT OCH MILJÖ

Leverantörer ska tillse at man följer den lagstiftning som gäller för den plats där man bedriver verksamhet och uppräthålla alla nödvändiga tillstånd och licenser samt efterleva verksamhetens rapporteringskrav.

Leverantörens påverkan på miljön ska dokumenteras för at uppfylla rapporteringskraven avseende CSRD och CSRDDD.

Samtliga relevanta lagar och förordningar gällande utsläpp till luft, buller ska uppfyllas och alla relevanta tillstånd och testrapporter ska finnas dokumenterade.

Det ska finna etablerade rutiner för att mäta, följa upp och analysera vatenförbrukningen samt energiförbrukningen både vad gäller fordonsbränsle, el, värme och kyla. Mål för energieffektivisering ska fastställas.

Det ska finna etablerade rutiner för att förebygga och hantera kontamination av mark och vatten. Vid eventuell kontaminering ska etablerade rutiner följas oh omedelbara åtgärder för att minimera skadan sättas in. Incidenten ska rapporteras till relevant myndighet och hanteras enligt de direkrav som myndigheten fastslår. Vid exploatering av mark ska miljökonsekvensutredning göras, enligt gällande lagstiftning, i syfte at säkerställa at hänsyn tas till biodiversitet och övriga miljöförhållande.

Avfall

Dokumenterade rutiner för sortering, lagring, transport, återvinning och deponi av olika typer av avfall ska upprätas och implementeras. Rutinerna ska även beskriva hur berörda medarbetares hälsa och säkerhet skyddas. Medarbetare som hanterar avfall ska genomgå relevant utbildning så att kompetensnivån säkerställs.

Allt avfall ska lagras, hanteras och transporteras så att mark, vatten eller luft inte kontamineras. Avfall och farligt avfall ska hållas avgränsade och avfallsbehållarna ska var tydligt märkta. Sorterat avfall ska skickas till återvinning. Avfall får bara brännas eller deponeras under kontrollerade former vid lokal anvisad anläggning.

Kemikalier

Dokumenterade rutiner för inköp, lagring, hantering och användning av kemikalier ska etableras och implementeras. Medarbetare som hanterar kemikalier ska genomgå relevant utbildning. Alla kemikalier ska lagras, hanteras och transporteras så at mark, vaten eller luft inte kontamineras. Alla kemikaliebehållare ska ha märkning där innehållet och risker framgår på et för medarbetarna tydligt sätt.